Google Forms koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een Google-account dat toegang heeft tot het formulier.
De bewerklink van het formulier (niet de link die je met respondenten deelt).

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek Google Forms bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Vul bij Link naar je formulier de link in die je ziet als je het formulier bewerkt, bijvoorbeeld https://docs.google.com/forms/d/…/edit. Plak niet de invullink die je met respondenten deelt.
Klik op Verbind met Google Forms. Je gaat naar de inlogpagina van Google.
Log in met het Google-account dat toegang heeft tot dit formulier en geef APIboard toestemming. Zet beide gevraagde rechten aan; ze zijn alleen om te lezen (formulier en antwoorden).
APIboard haalt direct de eerste gegevens op (Data wordt opgehaald…). Daarna zie je Verbonden met Google Forms, met de dashboards die klaarstaan. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Account of administratie kiezen

Eén koppeling is één formulier. Wil je meer formulieren koppelen, doorloop de stappen dan opnieuw met de link van dat formulier; elk formulier heeft een eigen inlogronde en telt mee in je koppelingenlimiet. De koppeling krijgt de titel van het formulier als naam.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Formulier	Formulieren, Vragen
Antwoorden	Antwoorden, Antwoorden per vraag

Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank. Alle tabellen en velden staan in de API-documentatie van Google Forms.

Hoe vaak vernieuwd

Elke ronde haalt APIboard eerst het formulier en de vragen op, volledig. Daarna volgen alle antwoorden in een volledige pas zonder filter. Antwoorden met een aanmaakdatum van vóór de grens van je pakket slaat APIboard niet op. Antwoorden die in Google zijn verwijderd, worden herkend en als verwijderd gemarkeerd.

Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van je pakket (Proefperiode, Basis, Team of Pro): zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

Goed om te weten

Naast de bewerklink accepteert APIboard ook het kale formulier-id.
Is het formulier niet meer te vinden of heeft je Google-account er geen toegang meer toe, dan stopt de synchronisatie voor dat formulier.
Labels voor vraagtypen (zoals Meerkeuze, Tekst, Schaal, Datum en Tijd) worden in het Nederlands getoond.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je inloggegevens. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan, de status gaat terug naar Actief en de volgende synchronisatie haalt alleen wijzigingen op. Het verbindscherm opent direct, zonder bevestigingsvraag. Je vult de formulierlink opnieuw in en geeft Google opnieuw toestemming. Log je in met een ander account, dan weigert APIboard dat met de melding “Dit is een ander account dan de koppeling die je opnieuw verbindt. Log in met hetzelfde account.” Dan is het een nieuwe koppeling.
Je vindt Opnieuw verbinden (pijlicoon) in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
Een koppeling of account verwijderen (Koppeling verwijderen of het verwijderpictogram bij een account) wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Ongeldige formulier-link. Plak de bewerklink van je Google-formulier. De link is niet herkend. Open het formulier om te bewerken en kopieer die link uit de adresbalk.
Dit formulier is niet gevonden of je hebt er geen toegang toe. Controleer de link en probeer opnieuw. Controleer de link en of je met het juiste Google-account inlogt. Dat account moet toegang hebben tot het formulier.
Dit formulier is al gekoppeld. Dit formulier staat al in je organisatie.
Koppelen mislukt. Controleer je gegevens en probeer het opnieuw. Dit is de standaardmelding. Heb je niet alle gevraagde rechten gegeven, of gaf Google geen vernieuwingstoken terug, trek de toegang van APIboard dan in via myaccount.google.com/permissions en verbind opnieuw.
Je hebt geen toestemming gegeven. Probeer opnieuw en accepteer de gevraagde rechten. Je hebt in het venster van Google de toestemming geweigerd. Start opnieuw en geef beide rechten.
Kon geen popup-venster openen. Sta pop-ups toe voor deze site. Sta pop-ups toe voor APIboard in je browser en klik opnieuw op Verbind met Google Forms.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Dit account is al gekoppeld. Wat je probeert te koppelen, staat al in je organisatie. Zoek het op onder Koppelen > Koppelingen.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. (of Je hebt je accounts-limiet bereikt voor je pakket.) Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling of extra account.
De pil Fout bij de koppeling. Een synchronisatie is mislukt of de toegang is verlopen of ingetrokken. APIboard probeert het bij een tijdelijke fout later zelf opnieuw; bij een verlopen toegang gebruik je Opnieuw verbinden.