Exact Online koppelen | Helpcentrum

Wat je nodig hebt

De rol Admin of Member in je organisatie. Viewers hebben geen toegang tot Koppelen. Zie Wie mag koppelen?.
Tweestapsverificatie (2FA) op je APIboard-account.
Een vrije plek in je pakket: Proefperiode en Basis 3 koppelingen, Team 7, Pro 10 (plus eventueel een gekochte extra koppeling).
Een Exact Online-gebruiker die de administratie(s) mag lezen. APIboard ziet alleen wat die gebruiker mag zien; ontbreken gegevens, controleer dan de rechten in Exact.
Tijd voor de eerste vulling: bij een grote administratie kan die enkele uren duren, per administratie op de achtergrond.

Verbinden

Ga in APIboard naar Koppelen > Koppelingen.
Zoek Exact Online bij Beschikbare koppelingen (of typ de naam in het zoekveld) en klik op de kaart. Er opent een venster dat je stap voor stap begeleidt.
Klik op Verbind met Exact Online. Je gaat naar de inlogpagina van Exact.
Log in en geef APIboard toestemming. Vink in het toestemmingsscherm de administraties aan die APIboard mag lezen.
Kies in APIboard welke administratie je wilt koppelen. Mis je er een, dan voeg je die in Exact toe via Mijn Exact Online, Beveiligingscentrum, toestemmingen van apps.
APIboard haalt direct de eerste gegevens op (Data wordt opgehaald…). Daarna zie je Verbonden met Exact Online, met de dashboards die klaarstaan. Op Koppelen > Koppelingen staat de pil Bezig met ophalen… tot de eerste volledige ronde klaar is; daarna staat er Actief.

Account of administratie kiezen

Heeft je login meerdere administraties, dan zie je Kies je administratie met de tekst “We vonden meerdere administraties bij je Exact Online-account. Kies welke je aan APIboard wilt koppelen.” Al gekoppelde administraties staan niet in de lijst; zijn ze allemaal gekoppeld, dan zie je “Alle beschikbare accounts zijn al gekoppeld.” Is er precies één administratie, dan zie je Koppeling bevestigen. Je kunt daar een Naam voor deze koppeling invullen en klikt op Koppelen of Bevestigen. Kies je niets, dan meldt APIboard “Kies een account.” Gearchiveerde en geblokkeerde administraties kun je niet kiezen. Elke administratie is een eigen koppeling.

Meer administraties koppelen? Klik op + Account toevoegen op de kaart van de koppeling. Je logt dan opnieuw in bij Exact Online; je bestaande administraties en hun gegevens blijven gewoon staan. Vink in het toestemmingsscherm alle administraties aan die APIboard mag lezen. Met Ander account koppelen log je in met een andere Exact-gebruiker.

Welke gegevens je krijgt

Onderwerp	Tabellen
Boekingen	Verkoopboekingen, Verkoopboekingregels, Inkoopboekingen, Inkoopboekingregels, Transactieregels, Betaaltermijnen
Saldi en openstaande posten	Beginbalansen, Grootboeksaldi per periode, Openstaande posten, Budgetten
Inrichting	Grootboekrekeningen, Dagboeken, Boekperiodes, Btw-codes, Kostenplaatsen, Kostendragers, Vaste activa

Je vraagt de gegevens op via de API en ziet ze in de Datawerkbank. Alle tabellen en velden staan in de API-documentatie van Exact Online.

Hoe vaak vernieuwd

Grootboekrekeningen, transactieregels, verkoop- en inkoopboekingen en betaaltermijnen worden incrementeel opgehaald, dus alleen wat in Exact is gewijzigd of verwijderd. Boekperiodes, dagboeken, budgetten, btw-codes, vaste activa, kostenplaatsen, kostendragers, beginbalansen, grootboeksaldi en openstaande posten worden elke ronde volledig opgehaald. Afgesloten jaren worden alleen opnieuw berekend als Exact daar een wijziging meldt.

De eerste vulling van gegevens met een datum (zoals facturen, uren of mutaties) begint op 1 januari van het jaar dat bij je pakket hoort: Proefperiode en Basis dit kalenderjaar, Team ook vorig jaar, Pro ook twee jaar terug. Stamgegevens (zoals relaties of rekeningen) worden altijd volledig opgehaald. Wat al is opgehaald, verwijdert APIboard niet als je pakket kleiner wordt.

Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van je pakket (Proefperiode, Basis, Team of Pro): zie Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?.

Goed om te weten

Exact staat per administratie maar een beperkt aantal aanroepen per minuut en per dag toe. APIboard houdt zich daaraan, daarom kan een grote administratie uren duren.
Heeft je administratie een module of licentie niet, dan blijven de bijbehorende tabellen leeg; het is geen fout.
Na het kiezen controleert APIboard of er minstens één grootboekrekening zichtbaar is voor je gebruiker.
Eén Exact-gebruiker kan maar aan één APIboard-organisatie gekoppeld zijn.
Opnieuw verbinden vervangt alleen je inloggegevens. De koppeling, alle opgehaalde gegevens en de syncstand blijven staan, de status gaat terug naar Actief en de volgende synchronisatie haalt alleen wijzigingen op. Het verbindscherm opent direct, zonder bevestigingsvraag. Je logt opnieuw in bij Exact en geeft de toegang opnieuw. Log je in met een ander account, dan weigert APIboard dat met de melding “Dit is een ander account dan de koppeling die je opnieuw verbindt. Log in met hetzelfde account.” Dan is het een nieuwe koppeling.
Je vindt Opnieuw verbinden (pijlicoon) in het zijpaneel dat opent als je op de kaart van de koppeling klikt.
Een koppeling of account verwijderen (Koppeling verwijderen of het verwijderpictogram bij een account) wist ook alle opgehaalde gegevens. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Koppelen mislukt. Controleer je gegevens en probeer het opnieuw. Dit is de standaardmelding. Mogelijke oorzaken: de autorisatiecode van Exact is maar drie minuten geldig (start opnieuw en rond snel af); je hebt in het toestemmingsscherm geen enkele administratie aangevinkt; je gebruiker heeft geen financiële rechten in de administratie; de Exact-gebruiker is al aan een andere APIboard-organisatie gekoppeld; of Exact is tijdelijk niet bereikbaar.
Je hebt geen toestemming gegeven. Probeer opnieuw en accepteer de gevraagde rechten. Je hebt de toestemming in Exact geweigerd. Start opnieuw en vink de administraties aan die APIboard mag lezen.
OAuth-sessie verlopen, probeer opnieuw te verbinden. Je deed er langer dan 10 minuten over. Start de koppeling opnieuw.
De pil Fout na een tijdje. De verbinding met Exact kan verlopen zijn, of een administratie is in Exact niet meer aangevinkt. Gebruik Opnieuw verbinden en vink de administratie weer aan.
Kon geen popup-venster openen. Sta pop-ups toe voor deze site. Sta pop-ups toe voor APIboard in je browser en klik opnieuw op Verbind met Exact Online.
Viewers kunnen geen koppelingen beheren. Je hebt de rol Viewer. Vraag een Admin van je organisatie om je de rol Member te geven, of om de koppeling te maken.
Dit account is al gekoppeld. Wat je probeert te koppelen, staat al in je organisatie. Zoek het op onder Koppelen > Koppelingen.
Je hebt je koppelingen-limiet bereikt voor je pakket. (of Je hebt je accounts-limiet bereikt voor je pakket.) Kies Bekijk abonnementen om te upgraden, of koop een extra koppeling of extra account.
De pil Fout bij de koppeling. Een synchronisatie is mislukt of de toegang is verlopen of ingetrokken. APIboard probeert het bij een tijdelijke fout later zelf opnieuw; bij een verlopen toegang gebruik je Opnieuw verbinden.